1/9 PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING 1. Inleiding Deze privacyverklaring is opgesteld door AOKE EUROPE BV, statutair gevestigd te Roermond en kantoorhoudende aan De Hanze 3 te 6049 HZ Herten, KvK-nummer 67271154, e-mailadres sales@aoke-europe.com (hierna: "AOKE"). AOKE verwerkt dagelijks informatie over personen. AOKE houdt zich daarbij aan de wet. AOKE respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens AOKE verwerkt en voor welke doeleinden. Wij raden u aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. AOKE is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot Joeri Drenth, intern contactpersoon. 2. Persoonsgegevens AOKE verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn. Uitvoering overeenkomst U of uw werkgever kunt bij ons een bestelling plaatsen voor de verkoop en levering van kantoormeubilair. Dit kan door middel van het invullen van het bestelformulier, bij een van onze showrooms of via onze webshop. Voor het produceren, verwerken en bezorgen van uw bestelling hebben we uw naam, adres, e-mailadres, betaalgegevens en uw telefoonnummer nodig. Deze gegevens geven wij ook aan derden, bijvoorbeeld aan bezorgdiensten of aan een van onze leveranciers waarmee wij samenwerken. Dit doen wij alleen als het nodig is voor de uitvoering van de (koop)overeenkomst waarbij u partij bent. Video's Het is mogelijk om op onze website video's te bekijken, zoals de video waarin wij onze werkwijze toelichten. Hoewel de video direct op de website wordt afgespeeld, hebben wij onze video's bij de professionele videoplatforms YouTube en Vimeo opgeslagen. Indien u de video bekijkt, wordt er automatisch verbinding gemaakt met YouTube en/of Vimeo. Het platform kan vervolgens cookies op uw device plaatsen die nodig zijn voor het afspelen van de video. 2/9 Applicatie Ergomate Als gebruiker van ons kantoormeubilair kunt u gratis de app Ergomate downloaden. Via deze app kunt u uw kantoormeubilair bedienen en kunnen wij inzicht krijgen in zitpatronen en gezondheidsroutines. Daarnaast wordt de app gebruikt om aftersalediensten aan te bieden en onze producten te verbeteren. Voor het gebruik van de app heeft u een account nodig. Dit account kunt u na het downloaden van de app aanmaken. Bij het aanmaken van een account verzoeken wij u uw naam, e- mailadres, geboortedatum, gegevens over lengte en gewicht, activiteitsniveau en werktijden te overleggen en geeft u toestemming voor het gebruik van deze gegevens. Wij delen deze gegevens met onze applicatiebeheerder. Hiermee heeft AOKE een verwerkersovereenkomst gesloten. Contactformulier U kunt contact met ons opnemen door ons te bellen, te mailen of door middel van het invullen van ons digitale contactformulier. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, vragen wij om uw naam, e-mailadres en uw bericht voor ons. (Direct) Marketing Voor het verkrijgen van nieuwe opdrachten verzamelen wij commercieel interessante informatie over bedrijven, zoals de positie van een bedrijf in de markt, de mogelijke (verdere) interesse van het bedrijf in onze producten en de personen binnen het bedrijf met wie wij in contact willen komen, of zijn gekomen. Van die personen verzamelen wij contactgegevens, informatie over hun bezoeken aan beurzen, notities op basis van (telefoon)gesprekken en bezoekverslagen. Deze informatie wordt zorgvuldig geordend en opgeslagen in een database die alleen voor geautoriseerde werknemers toegankelijk is. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang. (Direct) Marketing Om aanbiedingen te kunnen doen aan (potentiële) klanten verzamelen wij commercieel interessante informatie over personen, zoals demografische gegevens. Dit doen wij door middel van het plaatsen van cookies. Wij kunnen informatie over u verzamelen van derden, waaronder informatie van onze partners en sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke websites. Social media AOKE is op verschillende sociale media te vinden, zoals Facebook, Twitter, Google + en Instagram. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op deze websites 3/9 en/of apps gebruikt, zoals een "Facebook-like". Als een dergelijke functie door u wordt gebruikt kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie. Daarnaast zijn op de website buttons opgenomen om de webpagina's van onze social media accounts te promoten. Deze buttons werken door middel van een code afkomstig van het social media platform. Zodra u op een button klikt, plaatst deze code cookies, waardoor het social media platform uw persoonsgegevens kan ontvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw IP- adres. Wij verwijzen naar de privacyverklaringen van het desbetreffende social media platformen waarin wordt uitgelegd welke persoonsgegevens zij verzamelen. Cameratoezicht AOKE maakt gebruik van cameratoezicht voor zover noodzakelijk om haar eigendommen te beveiligen en haar gasten te beschermen. Door middel van de camerabeelden verkrijgt AOKE inzicht in de activiteiten van personen en kentekenbewijzen. Sollicitatieprocedure AOKE verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk vier weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft kan AOKE uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen. Werknemers AOKE verwerkt ook persoonsgegevens van werknemers, in het kader van de arbeidsovereenkomst en op basis van wettelijke grondslagen. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, wordt verwezen naar het personeelshandboek. 3. Ontvanger Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten AOKE, behalve in een van de volgende omstandigheden. Uitvoering van een overeenkomst Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Onderdeel hiervan is 4/9 het verwerken en leveren van uw bestelling. Als dat noodzakelijk is voor de levering van de door u bestelde producten of aangevraagde diensten, maken wij gebruik van een derde partij voor de afhandeling van i-Deal betalingen. Daarnaast geven we uw gegevens door aan de bezorgdienst om de bestelling bij u te bezorgen. Met uw toestemming Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. Dit is bijvoorbeeld het geval indien u een account aanmaakt in Ergomate en hierin bepaalde gegevens uploadt. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn. Voor externe verwerking We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en beheerder van het CRM-systeem. Om juridische redenen We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties. Wettelijke verplichting Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. Een ander voorbeeld is dat de belastinginspecteur op grond van artikel 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen alle gegevens kan opeisen die nodig zijn om belasting te heffen. AOKE maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en er technische en/of organisatorische maatregelen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Hiertoe sluiten wij verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers. 4. Bewaartermijn Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te 5/9 kunnen leveren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. Indien u bijvoorbeeld uw e-mailadres heeft verstrekt zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren. Ook kunt u een account aanmaken, zoals hiervoor in paragraaf 2 is toegelicht. Inactieve accounts zullen wij na een periode van 2 jaar verwijderen. Indien u uw e-mailadres heeft verstrekt (eventueel via uw account) zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren. 5. Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU AOKE kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven. Dit kunnen wij bijvoorbeeld doen binnen ons concern ten behoeve van een goede bedrijfsvoering. Buiten de EER zullen wij uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. AOKE maakt daarvoor gebruik door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten. Uw persoonsgegevens zullen wij met name doorgeven aan vestigingen binnen ons concern voor onze interne bedrijfsvoering. 6. Cookiebeleid Om ervoor te zorgen dat de website goed functioneert, maakt AOKE gebruik van technieken waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, zoals cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek op een website wordt opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies hebben als doel om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige cookies hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren. Typen cookies We maken onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies plaatsen we altijd. Deze zijn namelijk noodzakelijk om de website goed te laten werken en verwerken geen persoonsgegevens anders dan voor het doel waarvoor deze persoonsgegevens worden ingevuld. Zo onthoudt een winkelwagen ingevulde persoonsgegevens om uw bestelling te kunnen verwerken en bezorgen. 6/9 Niet-functionele cookies verwerken persoonsgegevens buiten uw zichtsveld. Niet-functionele cookies hebben allerlei verschillende doeleinden, maar kunnen onder meer worden gebruikt om onze dienstverlening te verbeteren. Omdat deze cookies niet noodzakelijk zijn voor het laten functioneren van de website, vragen wij altijd toestemming voor wij deze cookies plaatsen. Wij maken gebruik van de volgende niet-functionele cookies: Analytische cookies Met analytische cookies verzamelen wij statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kan de website worden verbeterd in het voordeel van de gebruikers. Onder meer de volgende gegevens worden opgeslagen:  het IP-adres, dat anoniem wordt gemaakt;  technische kenmerken, zoals de browser die je gebruikt;  de zoekwoorden die je gebruikt;  welk platformtype je hebt gebruikt;  vanaf welke pagina je op de webwinkel bent gekomen. Tracking cookies Dit zijn cookies die wordt geplaatst om een internetgebruiker te identificeren op een website. Door het plaatsen van tracking cookies kunnen wij bijhouden welke internetpagina's u bezoekt. Uit de informatie over uw websitebezoeken kunnen wij afleiden wat uw voorkeuren en interesses zijn. Op basis daarvan kunnen wij u persoonlijke aanbiedingen doen. Advertentiecookies Wij maken gebruik van advertentiecookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen en om de effectiviteit van een reclamecampagne te meten. De advertentiecookies zijn nodig om de advertenties daadwerkelijk te kunnen tonen. Cookies blokkeren en verwijderen Indien u niet wilt dat onze website cookies op uw computer kan opslaan, kunt u dat aangeven in de cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Heeft u onze cookies al eerder geaccepteerd? Dan krijgt u deze melding niet meer te zien en dient u de cookies (indien gewenst) zelf te verwijderen. 7/9 U kunt er ook voor kiezen om via uw browser het plaatsen van cookies te blokkeren. Blokkeert u alle cookies? Dan werkt onze website minder goed. Wij raden u aan om alleen ongewenste cookies selectief uit te schakelen. Dit kunt u doen in uw browserinstellingen. Ook bij verwerking van uw persoonsgegevens met cookies kunt u al uw rechten uitoefenen die hierna worden opgesomd. 7. Uw rechten U heeft in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens een aantal wettelijke rechten, namelijk het recht van inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen. Recht van inzage Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij de verwerking van uw verzoek zullen wij u vragen zich te identificeren. Dit kan bijvoorbeeld door in te loggen op uw account of, als het echt niet anders kan, door het verstrekken van een (waar mogelijk geanonimiseerde) kopie van uw identiteitsbewijs. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken. Verbetering of aanvulling Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens. Gegevenswissing U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:  de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;  u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in; en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;  u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren; 8/9  de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;  wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;  wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld. Beperking verwerking Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure). Overdracht digitale data Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen. Bezwaar U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken. Uitoefenen rechten Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres sales@aoke-europe.com. AOKE zal op uw verzoek binnen vier weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben. 9/9 Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet. 8. Aansprakelijkheid Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website en onze applicatie(s), is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. AOKE kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website of applicatie(s) voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website, de applicatie(s) of de links naar de websites van derden. 9. Klachten Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht. 10. Vragen? Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: sales@aoke-europe.com. Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Versie: december 2024